Iktix

Modern, rugalmas iktatási és szervezési rendszer

Az Iktix egy modern, webalapú iktatási és szervezési rendszer, amelyet azzal a céllal fejlesztettünk, hogy kiváltsa a korábbi vastag klienses megoldást, és egy hosszú távon is fenntartható, skálázható platformot biztosítson különböző szervezetek számára. A fejlesztés során a TanStack Start keretrendszerre építettünk, míg a hitelesítést és az adatkezelést a Supabase biztosítja. A felhasználói felület megtervezése Figma segítségével történt, amely lehetővé tette egy letisztult, egyszerűen használható design kialakítását.

A legacy rendszer

A projekt előtt egy legacy rendszer volt használatban, amely Delphi alapokon készült, és Firebird adatbázist használt. Ez a vastag klienses megközelítés idővel számos problémát okozott: a rendszer nehezen volt skálázható, a módosítások és bővítések költségesek és időigényesek voltak. Ezek a korlátok indokolták egy teljesen új, webalapú rendszer bevezetését.

Rendszer felépítése

Az Iktix egyik legfontosabb sajátossága az entitás-alapú adatmodell. A rendszerben minden adat entitásokba van szervezve, amelyek különböző tulajdonságokkal, propokkal rendelkeznek. Ezek a propok lehetnek egyszerű adattípusok, például szövegek vagy számok, de akár más entitásokra mutató hivatkozások is, így lehetővé válik az adatok közötti kapcsolatok rugalmas kialakítása. Egy entitás példányt rekordnak nevezünk, amely egy adott adatbejegyzést reprezentál.

Az entitások elsődleges felhasználási módja az iktatások létrehozása. Egy iktatás valójában egy előre definiált entitás-együttes, amely egy adott ügyhöz tartozó összes releváns adatot tartalmazza. Ez a megközelítés egyszerre biztosít strukturáltságot és rugalmasságot, hiszen az egyes szervezetek saját igényeik szerint alakíthatják ki az iktatások felépítését.

Többszervezetes működés

A rendszer több szervezet egyidejű kiszolgálására lett tervezve, ezért fontos szempont volt az adatok megfelelő elkülönítése. Az entitások, rekordok és iktatások minden esetben szervezethez kötötten léteznek, és egy adott szervezet felhasználói kizárólag a saját adataikhoz férhetnek hozzá. A felhasználók szintén szervezetekbe vannak csoportosítva, és különböző jogosultsági szintekkel rendelkeznek.

A szervezeten belül megkülönböztetünk adminisztrátorokat és normál felhasználókat. Az adminisztrátorok felelősek az entitások és a rendszer struktúrájának kialakításáért és karbantartásáért, míg a normál felhasználók elsősorban az operatív munkavégzés során használják a rendszert, korlátozottabb jogosultságokkal.

Feladatkezelési funkciók

Az Iktix nem csupán egy iktatórendszer, hanem egy integrált feladatkezelési megoldást is kínál. A felhasználók képesek feladatokat létrehozni, ezekhez felelőst rendelni, valamint különböző iktatásokat vagy fájlokat csatolni. Ez lehetővé teszi, hogy az adminisztratív folyamatok és a konkrét munkavégzés szorosan összekapcsolódjon.

A rendszer egyik kiemelkedő funkciója a külső, úgynevezett vendégfelhasználók kezelése. A belső felhasználók feladat létrehozásakor külső partnereket is kijelölhetnek felelősként, például abban az esetben, amikor egy dokumentum vagy fájl feltöltésére van szükség. A vendégfelhasználók email értesítést kapnak a feladatról, amely tartalmaz egy közvetlen linket a felülethez. A belépés egyszer használatos kóddal történik, amelyet szintén emailben kapnak meg.

A vendégfelület egyszerű: a feladat leírását, a határidőket és a szükséges fájlfeltöltési lehetőségeket tartalmazza. Miután a vendég elvégezte a feladatot, a rendszer automatikusan kijelentkezteti, a feltöltött fájlok pedig azonnal elérhetővé válnak a belső felhasználók számára. Ez a megoldás jelentősen leegyszerűsíti a külső partnerekkel való együttműködést, miközben nem igényel teljes értékű felhasználói fiók létrehozását.

Rugalmasság és általánosíthatóság

A fejlesztés során kiemelt cél volt egy olyan rendszer létrehozása, amely nem egyetlen szakterülethez kötődik. Az Iktix ennek megfelelően erősen konfigurálható, az entitások és az iktatások szabadon alakíthatók, így a rendszer különböző iparágakban és szervezeti környezetekben is alkalmazható. Ez a szemlélet biztosítja, hogy a rendszer hosszú távon is releváns maradjon, és könnyen igazodjon az új igényekhez.

Biztonság

A rendszer tervezése során a biztonság kiemelt szerepet kapott. Több olyan funkció is implementálásra került, amely a felhasználói adatok védelmét szolgálja. Ide tartozik a kétfaktoros hitelesítés (2FA), amely jelentősen növeli a bejelentkezés biztonságát, valamint az automatikus kijelentkeztetés, amely mind a belső, mind a külső felhasználók esetében csökkenti a jogosulatlan hozzáférés kockázatát. Emellett a fájlkezelés is biztonságos módon történik, így az érzékeny dokumentumok védelme is garantált.

Összegzés

Az Iktix egy korszerű, rugalmas és biztonságos megoldást kínál az iktatási és szervezési feladatok kezelésére. A modern technológiai stack, az entitás-alapú adatmodell és a több szervezetet támogató architektúra együttesen biztosítják, hogy a rendszer hatékonyan alkalmazható legyen különböző üzleti környezetekben. A beépített feladatkezelési és vendégfelhasználói funkciók pedig tovább növelik a rendszer gyakorlati értékét, különösen az együttműködésen alapuló folyamatok esetében.